Dokumentenbibliothek

Die Dokumentenbibliothek ist der zentrale Speicherort für Berichte, Listen, Zähldefinitionen, Formulare, Exporte und Serienbriefe. Innerhalb der Bibliothek werden diese Dokumente in Kategorien zusammengefasst. Sie können auf diese Weise schnell ein gewünschtes Dokument wie etwa eine Schulbescheinigung oder die Vorlage für einen Elternbrief finden. Weiterhin verfügt die Bibliothek über eine leistungsfähige Suchfunktion. Sie benötigen nur Bruchteile eines Dokumententitels und können trotzdem innerhalb von Sekunden das richtige Dokument finden.

Es gibt mehrere Möglichkeiten die Dokumentenbibliothek zu öffnen:

• Klicken Sie in der Symbolleiste auf )
• Wählen Sie den Menüpunkt Drucken – Dokumentenbibliothek
• Drücken Sie die Taste F9 auf der Tastatur

Wählen Sie in der Liste auf der linken Seite des Dialogfeldes die Kategorie aus, in der sich das gesuchte Dokument befindet. Daraufhin werden alle verfügbaren Dokumente angezeigt. Wählen Sie aus der Auflistung das gewünschte Element aus und Klicken Sie auf OK.

Hinweis: Sie können auch das Suchfeld verwenden um die gesamte Bibliothek nach einem Element zu durchsuchen. Tragen Sie den Suchbegriff (Teil des Dokumentnamens) in das Suchfeld ein. Daraufhin werden in der Auflistung alle Elemente angezeigt, die dem Suchkriterium entsprechen. Wählen Sie das gewünschte Dokument aus und klicken Sie auf OK.

Wenn Sie die Dokumentenbibliothek erneut öffnen, erscheint in der Kategorienliste ein weiterer Eintrag mit der Bezeichnung Zuletzt verwendet. In dieser Kategorie werden alle Elemente angezeigt, die Sie kürzlich geöffnet haben.

Standardmäßig werden nur einige Elemente in der Dokumentenbibliothek aufgeführt. Wenn Sie eigene Definitionen wie Listen oder Serienbriefe erstellen, werden diese automatisch in der Bibliothek gespeichert, so dass sich im Laufe der Zeit der Umfang der zur Verfügung stehenden Elemente vergrößert.

Persönliche Favoriten

Die Dokumentenbibliothek kann viele Einträge enthalten, allerdings werden Sie bei der täglichen Arbeit nur einige Dokumente sehr oft benötigen. Diese Dokumente können Sie als persönliche Favoriten kennzeichnen. Um ein Dokument als Favorit zu markieren, klicken Sie das Dokument mit der rechten Maustaste an und klicken auf Als Favorit markieren.

Favoriten erscheinen in einer eigenen Kategorie und werden mit einem dargestellt.