Handkasse

Mit der Handkasse können Sie Bargeldzahlungen der Schule verwalten. Nachfolgend werden die wichtigsten Verfahrensweisen zum Einrichten eines Kassenbuches, zur Buchung von Bareinnahmen und –ausgaben und zum Abschließen der aktuellen Handkasse beschrieben. Klicken Sie zunächst im Navigationsbereich auf Handkasse, um in das Modul Handkasse zu wechseln.

Allgemeines

Die Verwaltung der Handkassenbuchungen beginnt damit, dass zunächst ein Kassenbuch angelegt wird. Danach muss ein Auffüllbetrag von einer Haushaltsstelle in das Kassenbuch als Einnahme gebucht werden. Dieser Betrag ist der Anfangssaldo der Handkasse. Im Folgenden werden nun alle Bareinnahmen und –ausgaben als Handkassenbuchungen in die Handkasse gebucht. Dieser Vorgang wird so oft wiederholt, bis Sie das aktuelle Kassenbuch abschließen. Während des Abschlusses des Kassenbuchs wird der verbleibende Restsaldo als Ausgabe auf das abzuschließende Kassenbuch gebucht. Der Abschlusssaldo ist somit 0. Dann werden alle Handkassenbuchungen für die betreffenden Haushaltstellen zusammengefasst. Für jede Haushaltsstelle, für die mindestens eine Handkassenbuchung existiert, wird eine Buchung in der Etatverwaltung erstellt. Dann wird ein neues Kassenbuch erzeugt und der Restsaldo der alten Handkasse als Einnahme auf das neue Kassenbuch gebucht. Dann beginnt der Vorgang von vorne:

Das bedeutet, dass jeweils beim Abschluss eines Kassenbuches automatisch ein neues erstellt wird. Das allererste Kassenbuch muss jedoch manuell erstellt werden. Klicken Sie dazu auf Bearbeiten – Kassenbücher um das Dialogfeld Kassenbücher zu öffnen:

Klicken Sie auf Hinzufügen um, ein neues Kassenbuch anzulegen. Geben Sie dabei eine Bezeichnung für das Kassenbuch ein. Beachten Sie, dass Sie die Bezeichnung frei wählen können. Sie muss jedoch eindeutig sein, so dass es keine zwei Kassenbücher mit derselben Bezeichnung geben kann. Klicken Sie auf Schließen um, den Dialog zu beenden. Nachdem das erste Kassenbuch angelegt wurde, müssen Sie nun den Auffüllbetrag in die Handkasse buchen.

Handkassenbuchungen

Klicken Sie auf das Symbol Neu () und den Buchungsdialog zu öffnen:

Geben Sie die Angaben zur Handkassenbuchung entsprechend den Eingabefeldern ein. Klicken Sie auf Buchung eintragen um die Handkassenbuchung zu übernehmen. Zum Beenden des Dialogs klicken Sie auf Schließen.

Kassenbuch abschließen

Um ein Kassenbuch abzuschließen, steht Ihnen ein Assistent zur Verfügung. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Abschließen () um ihn zu starten.

Geben Sie in das Eingabefeld Neues Kassenbuch die Bezeichnung für das neue Kassenbuch ein und klicken Sie auf Ausführen.

Jetzt führt der Assistent folgende Aktionen in der angegebenen Reihenfolge durch:

1. Der Restsaldo wird als Ausgabe auf das alte Kassenbuch gebucht.
2. Die eingegebenen Handkassenbuchungen werden nach Einnahmen/Ausgaben und nach den angegebenen Haushaltsstellen gruppiert. Für jede Haushaltsstelle wird nun (falls es Handkassenbuchungen gibt) eine Buchung in der Etatverwaltung auf die entsprechenden Haushaltsstellen erzeugt.
3. Es wird ein neues Kassenbuch mit der von Ihnen angegebenen Bezeichnung angelegt und als aktiv gekennzeichnet.
4. Auf das neue Kassenbuch wird der Restsaldo des alten Kassenbuches als Einnahme gebucht.

Sie können nun mit dem neuen Kassenbuch weiterarbeiten. Beachten Sie, dass der Anfangssaldo des neuen Kassenbuches dem Endsaldo des alten Kassenbuches entspricht. Sie müssen also den neuen Auffüllbetrag in das Kassenbuch buchen.