Bestellungen

Mit Hilfe der Bestellverwaltung können Sie Bestellungen bei Lieferanten verwalten. Die Grunddaten jeder Bestellung bestehen aus Ihren Einrichtungsdaten, der Haushaltsstelle, auf die die Bestellung gebucht werden soll, Bestell- und Lieferdatum und dem Gesamtbetrag. Optional dazu können Sie die einzelnen Positionen der Bestellung separat erfassen. Klicken Sie im Navigationsbereich auf Bestellungen um in diesen Programmteil zu wechseln.

Bestellungen erfassen

Klicken Sie auf das Symbol Neu () in der Symbolleiste, um eine neue Bestellung anzulegen. Dabei werden die Vorgangsnummer, die Einrichtungsnummer und das Haushaltsjahr automatisch auf die festgelegten Werte gesetzt. Geben Sie die Haushaltsstelle, den Lieferanten, sowie das Bestell- und Lieferdatum ein. Wenn Sie die Bestellpositionen nicht extra erfassen möchten, geben Sie den Gesamtbetrag der Bestellung ein.

Um die Einzelpositionen der Bestellung zu erfassen, wechseln Sie auf die Registerkarte Positionen. Klicken Sie auf das Pluszeichen, um eine neue Bestellposition anzulegen. Geben Sie nun die Positionsnummer, den Einzelpreis und die Menge der bestellten Artikel an. Geben Sie in das Feld Text die Artikelbezeichnung ein. Beachten Sie hierbei, dass der Gesamtbetrag der Bestellung automatisch ermittelt wird, wenn Sie Einzelpositionen verwenden.

Buchung

Zu jeder Bestellung wird automatisch eine Buchung in der Etatverwaltung erzeugt. Es handelt sich hierbei immer um eine geplante Ausgabe als Einzelbuchung.

Hinweis: Geplante Ausgabe bedeutet, dass der Buchungsbetrag nicht von der Haushaltsstelle abgebucht sondern nur als verplant vermerkt wird. Nachdem die Bestellung abgeschlossen ist (also nachdem die Lieferung erfolgt ist), können Sie die Planung in eine Buchung umwandeln. Wählen Sie dazu die Bestellung aus und klicken Sie auf Zur Buchung wechseln, um die Buchung anzuzeigen. Klicken Sie dann auf Bearbeiten, um den Buchungsassistenten zu öffnen. Der Assistent zeigt nun die Details zur Planung an, die Sie hier bearbeiten können. Wählen Sie aus, dass es sich um eine Buchung handelt und korrigieren Sie ggf. abweichende Preise. Nach Abschluss des Assistenten wird der Rechnungsbetrag von der Haushaltsstelle abgebucht.