Listendruck

Der Listendruck gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihre eigenen Listen zu definieren und zu drucken. Sie benötigen hierzu keine Kenntnisse in der Bedienung des Formulardesigners. Um den Listendruck zu öffnen verwenden Sie entweder die Schaltfläche in der Symbolleiste oder Sie wählen den Menüpunkt Drucken – Liste drucken.

Erstellen eigener Listen

Der einfachste Weg, eine Liste zu erstellen, ist die Verwendung des Listendruckassistenten. Zum Starten des Assistenten klicken Sie auf die Schaltfläche

.

Der Assistent wird gestartet und ein Dialogfeld angezeigt, aus dem Sie eine Listendruck Vorlage auswählen können. Markieren Sie die gewünschte Vorlage und klicken Sie auf Weiter.

Im folgenden Schritt müssen Sie die Spalten festlegen, die auf der Liste angezeigt werden sollen.

In der Liste Angezeigte Felder (1) werden die Spalten aufgelistet, die auch in der Listenansicht angezeigt werden. Um eine Spalte nicht mitzudrucken, markieren Sie diese in der rechten Liste und klicken Sie auf Entfernen (3).
Die Liste Verfügbare Felder (2) listet alle Felder auf, die für den Listendruck verwendet werden können. Markieren Sie ein Feld, das ausgedruckt werden soll und klicken Sie auf Hinzufügen, um es in die Liste Angezeigte Felder zu kopieren. Verwenden Sie [Laufende Nummer] (4) um eine fortlaufende Nummer in die Liste einzufügen, mit [Leere Spalte] können Sie eine Spalte ohne Dateninhalt hinzufügen. Den Titel der Spalte können Sie verändern (5) und die Spalte so zum Beispiel als Unterschriftenspalte verwenden. Um die Reihenfolge der Spalten auf der Liste zu verändern markieren Sie ein Feld in der rechten Liste und verwenden die Schaltflächen Nach oben / Nach unten (3).

Klicken Sie auf Weiter (6) um Sortierung, Titel und Ausrichtung der Liste festzulegen:

Klicken Sie auf Fertigstellen um den Assistenten abzuschließen. Nach Beendigung des Assistenten erscheint im Tabellenbereich des Dialogfeldes eine schematische Darstellung Ihrer Liste:

Vorschau und Druck der Liste

Klicken Sie auf die Registerkarte Vorschau um die Liste so anzuzeigen, wie sie später gedruckt wird. Klicken Sie auf Drucken um die Liste auszudrucken.

Hinweis: Sie können die Liste kopieren um sie später in anderen Anwendungen, wie zum Beispiel einer Textverarbeitung, einzufügen. Klicken Sie dazu auf das kleine Dreieck neben der Schaltfläche Exportieren um ein Menü zu öffnen:

Wählen Sie hier Zwischenablage um die Liste zu kopieren. Durch Auswahl von Datei können Sie die Liste als HTML Dokument, als Microsoft Office Word Datei oder als Excel Datei speichern. Mit An MS Excel senden können Sie die Liste nach Microsoft® Excel senden, dazu muss Excel auf Ihrem Computer installiert sein. Wenn Sie den Stapeldruck verwenden, wird für jeden Stapeldruckwert ein neues Tabellenblatt erzeugt.

Über die Schaltfläche PDF-Datei gelangen Sie sofort zu dem Windows Dialog "Speichern unter" mit voreingestelltem pdf- Dateiformat.

Bitte beachten Sie, dass die Schaltfläche "Exportieren" nur aktiv ist, wenn Sie sich auf der Registerkarte "Vorschau" befinden.

Anpassen der Darstellung

Die erste Zeile der Tabelle enthält die Spaltenüberschriften. Sie können in den Spaltenkopf klicken und Text (auch mehrzeilig) eingeben, um die Beschriftung der Spalte zu ändern. Über die Schaltfläche Verbinden können Sie mehrere Spalten einer Zeile zusammenfassen und den Text darin entsprechend ausrichten (zentriert, links- oder rechts).

Über die unten abgebildete Schaltfläche können Sie mit einem Klick die Breite der Spalten so anpassen, dass sie proportional auf die gesamte Blattbreite angepasst werden.

In der Zeile darunter werden Platzhalter für die zu druckenden Daten angezeigt. Klicken Sie eine Zelle an, um deren Eigenschaften zu bearbeiten. Verwenden Sie dazu den Eigenschaften – Bereich unterhalb der Tabelle.

Die Bedeutung der einzelnen Eigenschaften entnehmen Sie bitte folgender Auflistung:

Feldname	Bedeutung
Inhalt	Geben Sie hier an, mit welchen Informationen die Zelle gefüllt werden soll. Sie können hier die Werte Text, Feld, laufende Nummer oder komplexer Ausdruck auswählen. Für die Überschriften steht nur Text zur Verfügung. Wenn Sie hier Feld auswählen können Sie aus der Feldauflistung links ein Datenfeld in die ausgewählte Zelle ziehen. Bei der Auswahl von laufende Nummer wird eine fortlaufende Nummerierung erzeugt. Mit Komplexer Ausruck können Sie mehrere Datenfelder in eine Spalte eintragen
Ränder	Gibt an welche Zellenbegrenzungen gedruckt werden.
Ausrichtung	Legen Sie hiermit die Ausrichtung des Textes innerhalb einer Zelle fest.
Schriftart	Schriftart und –Größe des Zelleninhaltes
Hintergrund	Hintergrundfarbe der Zelle
Vertikaler Text	Aktivieren Sie diese Option, um den Text senkrecht in die Zelle zu schreiben. Dies bietet sich besonders in der Überschriftenzeile an.
Mehrzeilig	Führt einen Zeilenumbruch aus, wenn der Text nicht in die Zelle passt. Die Höhe der Zeile wird jedoch nicht automatisch angepasst. Verwenden sie hierfür die Option Zeilenhöhe.
Spaltenbreite	Gibt die Spaltenbreite in Millimetern an.
Zeilenhöhe	Gibt die Zeilenhöhe in Millimetern an.

Um die Reihenfolge der Spalten zu verändern verwenden Sie die Schaltflächen Nach Links () / Nach Rechts () in der Symbolleiste.

Hinweis: Sie können die Formatierung einer Zelle auf eine andere Zelle übertragen. Verwenden Sie dazu die Schaltfläche Format übertragen

Komplexer Ausdruck

Mit Auswahl dieser Definition für ein Feld können Sie mehrere Datensätz in einem Feld zusammenfassen. Beispiel: Sie möchten in einer Klassenliste die Anschrift eines Schülers in einem Feld ausgeben und nicht verteilt auf drei Spalten für Straße, Postleitzahl und Wohnort. Also definieren Sie das Feld als Komplexer Ausruck, klicken dann auf das kleine Bleistift Symbol rechts neben der Bezeichnung und ziehen in dem sich öffnenden Dialog die gewünschten Datenfelder in die Übersicht:

Im Ergebnis sieht es dann so aus:

Hinweis: Achten Sie bei komplexen Ausdrücken darauf, die Zeilenhöhe entsprechend anzupassen, um die vollständige Darstellung sicher zu stellen!

spezielle Datensätze

Wenn Sie eine z.B. eine Liste mit den Telefonnummern der Ansprechpartner der Schüler erstellen wollen, ist auf die Auswahl der richtigen Datenfelder zu achten. Beispiel: in der Liste soll in einer Spalte der Vor- und Nachname des Ansprechpartners stehen und in der nächsten Spalte seine Telefonnummer. Dazu definieren Sie zunächst das Feld wieder als komplexer Ausdruck und öffnen über das Bleistift Symbol den Dialog zum Bearbeiten. Um jetzt den richtigen Datensatz des ersten Ansprechpartner auszuwählen navigieren Sie unten im Verzeichnisbaum auf den Eintrag Ansprechpartner und erweitern über das Dreick vor der Bezeichnung den Verzeichnisbaum:

Ziehen Sie die entsprechenden Datenfelder des Ansprechpartners in das obere freie Feld. So wie Sie sie anordnen, werden sie dann auch im Druck angezeigt. Achten Sie darauf die einzelnen Datensätze durch Leer- oder Trennzeichen zu trennen.

Für die Erfassung der Daten des nächsten Ansprechpartners im nächsten Feld gehen Sie wieder wie oben beschrieben vor, achten aber jetzt darauf, bevor Sie die Datensätze in das freie Feld ziehen, Datensatz 2 auszuwählen:

Im Ergebnis sollte Ihre Liste dann so aussehen:

Format der Liste

Die Registerkarte Format enthält Optionen zum Papierformat, zur Seitenausrichtung, den Rändern und zum Drucker. Wechseln Sie auf die Seite Format und geben Sie die Informationen zur Seitenausrichtung in den Bereich Seitenformat ein. Geben Sie im Bereich Drucker den Drucker und die Anzahl der zu druckenden Kopien ein.

Hinweis: Wenn Sie das Seitenformat und/oder die Seitenausrichtung ändern ist für die einzelnen Spalten mehr oder weniger Platz auf der Seite. Sie können die Spaltenbreiten automatisch an die Seitenbreite anpassen. Verwenden Sie dazu die Schaltfläche Automatisch einpassen auf der Registerkarte Spalten.

Überschriften und Texte

Für jede Liste können Sie eine Kopfzeile, eine Überschrift, eine Einleitung, eine Zusammenfassung und eine Fußzeile angeben. Um diese Eigenschaften zu bearbeiten wechseln Sie auf die Registerkarte Texte.

Wählen Sie aus der Klappbox Element (1) den Eintrag aus, den Sie bearbeiten möchten. Geben Sie in den Bereich Text (2) den zu druckenden Text ein. Je nach Art der Liste werden im Bereich Verfügbare Stapeldruck-Spalten (3) Datenfelder angezeigt. Diese können Sie mit der Maus in das Feld Text ziehen. Der Bereich Verfügbare Variablen (4) enthält Angaben zur Schule, die Sie ebenfalls in das Feld Text ziehen können. Verändern Sie die Schriftart des ausgewählten Elements mit Hilfe der Schaltfläche Schriftart (5). Mit der Angabe Ausrichtung (6) legen Sie fest, wie der Text ausgerichtet sein soll. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Sichtbar (7) um das Element nicht zu drucken. Die Anordnung der Elemente entnehmen Sie bitte folgender Abbildung.

Registerkarte Funktionen

Über die Registerkarte Funktionen können Sie am Ende Ihrer Liste weitere Informationen einbauen, z.B. wie viele Jungen und Mäddchen jeweils i einer Klasse sind. Benennen Sie dazu im Feld Text die Information, die angezeigt erden soll. Ziehen Sie dann in die Spalte Feld den Datensatz, der die Angaben enthält (in unserem Beispiel Geschlecht). Die zugrunde liegende Funktion Zählen wird automatisch von PRIME LINE voeingestellt.

Im Ausruck sieht es dann so aus:

Erweiterte Funktionen

Die Auswahl der zu druckenden Datensätze wird weitestgehend von der ausgewählten Vorlage bestimmt. Sie können diese Einstellung jedoch manuell ändern, indem Sie auf die Registerkarte Daten wechseln. Geben Sie hier an, welche Datensätze gedruckt werden sollen:

Auswahl	Bedeutung
Nur markierte Elemente	Es werden die Elemente gedruckt, die in der Listenansicht markiert sind.
Alle Elemente	Es werden alle Elemente gedruckt, die in der Anwendung verwaltet werden. Dies geschieht unabhängig vom aktiven Filter der Listenansicht.
Stapeldruck	Der Stapeldruck arbeitet ähnlich wie das im Kapitel Gruppieren beschriebene Verfahren. Wählen Sie aus der Klappbox Feld das gewünschte Gruppierungsfeld aus. Möchten Sie beispielsweise eine Klassenliste drucken verwenden Sie das Feld Klasse. Für eine Liste nach Wohnorten tragen Sie Wohnort ein.

Mit den Angaben im Bereich Filter können Sie einen zusätzlichen Filter angeben, der die zu druckenden Datensätze weiter einschränkt. Klicken Sie auf Bedingungen definieren um einen Filterausdruck anzulegen. Informationen zu diesem Thema finden Sie im Abschnitt Filtern

Hinweis: Ein zusätzlicher Filter ist besonders hilfreich, wenn Sie die Option Stapeldruck verwenden. Wenn Sie beispielsweise eine Klassenliste drucken möchten, auf der die entlassenen Schüler nicht mit aufgelistet werden sollen, verwenden Sie als Stapeldruckfeld den Eintrag Klasse und als zusätzlichen Filter den Ausdruck „Schüler entlassen ist ungleich j“.

Geben Sie im Bereich Sortieren das Kriterium an, nach dem die Listenelemente sortiert werden.

Liste in der Dokumentenbibliothek speichern

Nachdem Sie die Liste fertig gestellt haben, können Sie diese Einstellungen speichern. Das bewirkt, dass die Listendefinition in der Dokumentenbibliothek erscheint und Ihnen zukünftig weiter zur Verfügung steht. Klicken Sie dazu auf Speichern. Geben Sie dann einen Dateinamen für die Listendefinition ein.

In diesem Dialog können Sie zusätzliche Informationen zur Liste angeben. In das Eingabefeld Titel geben Sie den Namen der Liste an. Unter diesem Namen erscheint die Liste in der Dokumentenbibliothek. Geben Sie einen Namen für die Kategorie an, in der die Liste in der Dokumentenbibliothek gespeichert wird. Sie können in das Feld Kommentar* weitere Hinweise und Bemerkungen eingeben.

Speichern und schließen Sie dieses Fenster mit OK.