Schüleransicht

Mit Hilfe der Ansicht Schüler können Sie die Stammdaten der Schüler bearbeiten. Weiterhin haben Sie hier die Möglichkeit, Schülerlisten zu erstellen und zu drucken oder Serienbriefe zu schreiben.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Schüler, um auf die Schüleransicht zu wechseln. Alternativ dazu können Sie auch den Menüpunkt Ansicht - Schüler verwenden.

Diese Symbolleiste ermöglicht den Zugriff auf die wichtigsten Funktionen der Schüleransicht. Verwenden Sie die Symbole, um folgende Aktionen durchzuführen: 1. Ansicht aktualisieren 2. Klasse oder Schülergruppe auswählen 3. Schülergruppen bearbeiten 4. Einen neuen Schüler anlegen 5. Markierten Schüler bearbeiten 6. Markierten Schüler löschen 7. Schülerliste ausdrucken 8. Liste der Schüler in die Zwischenablage kopieren 9. Die markierten Schüler in einem Serienbrief verwenden 10. Eine Schüleransicht auswählen 11. Schüleransichten erstellen, bearbeiten oder löschen

Weitere Funktionen in dieser Ansicht erreichen Sie mit dem Menüpunkt Aktionen. Zusätzlich zu den Funktionen aus der Symbolleiste können Sie hier folgende Aktionen durchführen: 1. Den markierten Schülern Fächer und Kompetenzen zuordnen 2. Den ausgewählten Schülern ein Berechnungsprofil zuweisen 3. Eigene Felder definieren

Neuen Schüler anlegen

Verwenden Sie den Menüpunkt Aktionen - Schüler hinzufügen 8oder das Pluszeichen in der Symbolleiste), um einen neuen Schüler anzulegen. Es erscheint das Dialogfeld Schüler bearbeiten.

In diesem Dialogfeld geben Sie den Namen, die Adresse und Korrespondenzangaben ein. Weiterhin können Sie hier festlegen, welche Fächer der Schüler belegt und welche Kompetenzen ihm zugeordnet sind.

Geben Sie die Stammdaten des Schülers auf folgenden Registerkarten ein: - Allgemein
Auf dieser Seite erfassen Sie Namen, Geschlecht, Geburtsdaten und die Kontaktdaten des Schülers. Verwenden Sie das Feld Schülernr. wenn Sie mit Schülernummern arbeiten. Falls Sie die Schüler nicht nummerieren möchten, lassen Sie das Feld leer.
Sie können dem Schüler ein Foto oder ein Bild zuordnen. Klicken Sie dazu in das gestrichelt umrahmte Feld rechts oben auf der Registerkarte. Es erscheint ein Dialogfeld, mit dessen Hilfe Sie die zu verwendende Datei und den darzustellenden Bereich auswählen können. Klicken Sie auf das Symbol hinter der Adresse, um Adressdetails zu bearbeiten. - Korrespondenz
Hier können Sie eine weitere optionale Kontaktadresse zum Schüler eingeben. - Belegte Fächer / Kompetenzen
Wechseln Sie auf die entsprechende Registerkarte um zu bestimmen, welche Fächer der Schüler belegt und welche Kompetenzen ihm zugeordnet sind. Aktivieren Sie die zutreffenden Einträge. Sie können einem Schüler nur in den hier markierten Fächern Noten erteilen bzw. Einschätzungen zu Kompetenzen hinzufügen. - Sonstiges
Auf dieser Seite können Sie weitere Informationen in Form von Langtext hinterlegen. - Eigene Felder
Sofern Sie weitere Kriterien definiert haben, die Sie pro Schüler erfassen möchten, erscheint eine zusätzliche Registerkarte mit der Bezeichnung Eigene Felder. Hier können Sie die gewünschten Informationen eingeben.

Schüler bearbeiten oder löschen

Verwenden Sie den Menüpunkt Aktionen - Schüler bearbeiten oder die entsprechende Schaltfläche aus der Symbolleiste, um die Eigenschaften des markieren Schülers zu bearbeiten. Es erscheint das Fenster Schüler bearbeiten, mit dem Sie die gewünschten Änderungen vornehmen können.

Markierte Schüler löschen
Schülerdaten werden zentral verwaltet. Wenn einer oder mehrere Schüler nicht mehr benötigt werden, können Sie diese aus der Liste entfernen. Markieren Sie dazu die gewünschten Schüler in der Liste und klicken Sie anschließend auf Aktionen - Schüler löschen.

Fachbelegung und Kompetenzen

Um Schülern Zensuren oder Einschätzungen vergeben zu können, müssen Sie zunächst festlegen, welche Fächer die Schüler belegen bzw. welche Kompetenzen ihnen zugeordnet sind. Mit Hilfe des Menüpunktes Aktionen - Fachbelegung und Kompetenzen können Sie hier den markierten Schülern Fächer und Kompetenzen zuweisen:

Die Liste enthält alle verfügbaren Fächer. Dabei werden die Fächer, die alle markierten Schüler belegen, aktiviert. Fächer, die von keinem der markierten Schüler belegt werden, sind deaktiviert.

Enthält die Markierung Schüler, von denen einige ein bestimmtes Fach belegen, andere wiederum nicht wird das entsprechende Kontrollkästchen grau dargestellt.

Aktivieren Sie in der Fachliste die Fächer, die alle markierten Schüler belegen. Mit Hilfe der Schaltflächen Alle bzw. Keine können Sie alle Kontrollkästchen aktivieren oder deaktivieren. Verwenden Sie die Registerkarte Kompetenzen, um die Zuordnung von Kompetenzen zu den markieren Schülern zu bearbeiten.

Berechnungsprofil zuweisen

Standardmäßig werden die Durchschnitte aller Schüler nach dem Berechnungsprofil berechnet, das in den Grundlagen definiert wurde.

Wenn Sie innerhalb der Datei mit mehreren Berechnungsprofilen arbeiten, müssen Sie den entsprechenden Schülern ein zusätzliches Berechnungsprofil zuweisen. Verwenden Sie den Menüpunkt Aktionen - Berechnungsprofil zuweisen, um für die markierten Schüler ein spezielles Berechnungsprofil festzulegen:

Wählen Sie hier das gewünschte Berechnungsprofil aus und klicken Sie auf OK. Die Berechnung der Durchschnitte der markierten Schüler erfolgt nun nach dem ausgewählten Berechnungsprofil.

Felder anpassen

Mit Hilfe dieses Dialogfeldes können Sie weitere Kriterien definieren, die für Schüler erfasst werden können. Beispielsweise können Sie ein Feld definieren, das die Teilnahme an bestimmten außerschulischen Aktivitäten oder die Mitgliedschaft in verschiedenen Vereinen enthält. Verwenden Sie hierzu den Menüpunkt Aktionen - Felder anpassen:

Mit Hilfe dieses Dialogfeldes können Sie neue Felder anlegen oder nicht benötigte Felder löschen. Die Schaltflächen Nach Oben und Nach Unten gestatten es Ihnen, die Reihenfolge der Felder anzupassen. Nach dem Anlegen zusätzlicher Felder erscheint im Dialogfeld Schüler bearbeiten eine zusätzliche Registerkarte, in die Sie die benötigten Informationen eingeben können.

Ansichten bearbeiten

Sie können definieren, wie die Schüler in der Schüleransicht dargestellt werden. Das betrifft zum einen die angezeigten Spalten, zum anderen die Sortierung der Schüler. Sie finden in der Symbolleiste der Schüleransicht eine Klappbox, die vorgegebene Listendefinitionen enthält. Wählen Sie hier einen Eintrag aus, um die Schüler entsprechend dieser Definition darzustellen.

Mit Hilfe des Menüpunktes Aktionen - Ansicht anpassen können Sie eigene Listendefinitionen erstellen oder vorgegebene Einträge bearbeiten:

In diesem Dialogfeld finden Sie eine Auflistung verfügbarer Listendefinitionen.

Verwenden Sie Neue Ansicht, um eine eigene Listendefinition zu erstellen. Es wird ein neuer Eintrag in die Liste eingefügt und mit einer fortlaufenden Nummer versehen. Mit Hilfe der Schaltfläche Umbenennen können Sie dem Eintrag eine aussagekräftige Bezeichnung zuweisen. Um festzulegen, welche Spalten in der markierten Ansicht angezeigt werden sollen, klicken Sie auf Spalten:

Die linke Liste enthält alle zur Darstellung verfügbaren Spalten, während in der rechten Liste alle Spalten aufgeführt werden, die angezeigt werden sollen. Verwenden Sie die Maus, um Einträge aus der linken Liste in die rechte zu verschieben. Damit legen Sie fest, dass die entsprechende Spalte angezeigt werden soll. Möchten Sie eine Spalte nicht anzeigen, ziehen Sie den gewünschten Eintrag aus der rechten Liste in die linke Liste. Klicken Sie einen Eintrag in der rechten Liste an, um seine Breite festzulegen. Verwenden Sie dazu das Steuerelement unterhalb der beiden Listen. Klicken Sie auf Zurück, um zur Übersicht zurückzugelangen.

Sortierung der Liste anpassen

Klicken Sie auf Sortierung, um die Reihenfolge der Schüler für die ausgewählte Ansicht festzulegen.

Sie können hier bis zu fünf Kriterien festlegen nach denen die Schüler sortiert werden sollen. Dabei werden die Schüler zunächst nach dem ersten Kriterium sortiert. Sind dort zwei Einträge identisch, werden diese nach dem zweiten Kriterium sortiert und so weiter. Sie können für jedes Kriterium die Richtung angeben.
Klicken Sie auf Zurück, um zur Übersicht zurückzukehren.

Schülerliste drucken

Klicken Sie auf Aktionen - Liste drucken, um die aktuelle Ansicht auszudrucken. Es erscheint ein Dialogfeld, mit dessen Hilfe Sie die Druckeinstellungen anpassen können:

• Registerkarte Drucken
  Wählen Sie hier den gewünschten Drucker aus und legen Sie fest, ob die Liste in Hochformat oder Querformat gedruckt werden soll. Im Abschnitt Ränder legen Sie die Seitenbegrenzungen der Tabelle fest. Mit Hilfe der Option Spalten einpassen bestimmen Sie, ob die Spalten vergrößert oder verkleinert werden sollen, damit die Tabelle auf eine Seite passt. Mit Automatischer Zeilenumbruch geben Sie an, ob der Text innerhalb einer Zelle umgebrochen werden soll oder nicht.

  Mit Hilfe der Schaltfläche Einrichten können Sie druckerspezifische Anpassungen vornehmen. Die Vorschau zeigt, wie sich Änderungen einzelner Optionen auf das Druckbild auswirken. - Registerkarte Erweitert
  Auf dieser Registerkarte können Sie zusätzliche Texte angeben oder Formatierungen festlegen. Im Abschnitt Texte können Sie Überschrift bzw. Kopf- und Fußzeile der Liste bearbeiten. Im Abschnitt Zellenformat können Sie die Schriftarten von Spaltenköpfen und Zelleninhalten anpassen.

Serienbriefe

Sie können die eingegebenen Schülerdaten verwenden, um Serienbriefe an die Schüler oder deren Eltern zu schreiben. Dabei wird ein Textverarbeitungsprogramm verwendet, das auf Ihrem PC installiert sein muss.

Für die Erstellung eines Serienbriefes werden die Schülerdaten an dieses Textverarbeitungsprogramm übermittelt. Dann verfassen Sie den Text des Anschreibens und verwenden an jeder Stelle, an der persönliche Daten der Schüler eingefügt werden sollen, sogenannte Platzhalter. Am Ende des Vorgangs fügen Sie die Schülerdaten mit dem geschriebenen Text zusammen und erhalten so ein persönliches Anschreiben für jeden Schüler.

Markieren Sie zunächst die Schüler, für die ein Serienbrief verfasst werden soll. Klicken Sie anschließend auf Aktionen - Serienbrief drucken:

• Registerkarte Einstellungen
  Hier legen Sie Basiseinstellungen für die Erstellung des Serienbriefes fest. Wählen Sie aus, welche Textverarbeitung Sie verwenden möchten. Unterstützt werden Microsoft Word ab Version 2000 und Open Office Writer ab Version 3.2.
  Geben Sie an, ob Sie alle oder nur die markierten Schüler verwenden möchten. Im Abschnitt Dokument können Sie auswählen, ob Sie ein leeres Dokument als Grundlage für den Serienbrief verwenden möchten oder ein bereits vorhandenes. Klicken Sie anschließend auf Ausführen.

• Registerkarte Erweitert
  Hier können Sie festlegen, ob und wie Sie die Schülerfotos im Serienbrief verwenden möchten.

Schülergruppen

Schülergruppen können Sie beispielsweise verwenden, um Schüler bestimmten Arbeitsgemeinschaften zuzuordnen. Sie können beliebig viele Gruppen erstellen und jeder Gruppe beliebig viele Schüler zuordnen. Verwenden Sie dazu den Menüpunkt Aktionen - Schülergruppen bearbeiten:

Diese Liste enthält standardmäßig alle Klassen. Diese sind mit einem deaktivierten Symbol versehen und können nicht bearbeitet werden.

Klicken Sie auf Neue Gruppe, um eine neue Schülergruppe zu erstellen. Der Liste wird daraufhin ein neuer Eintrag hinzugefügt. Verwenden Sie die Schaltfläche Umbenennen, um der neuen Gruppe einen Namen zuzuweisen. Mit Hilfe von Gruppe bearbeiten können Sie die Mitglieder der Gruppe festlegen:

Verwenden Sie die Maus oder die Schaltfläche Zur Gruppe hinzufügen, um die gewünschten Schüler aus der Auflistung links in die Liste auf der rechten Seite zu ziehen. Klicken Sie auf Zurück, um zur Liste der Schülergruppen zurückzukehren.

Nachdem Sie die gewünschten Gruppen erstellt und bearbeitet haben, stehen sie automatisch in allen Auswahllisten zur Verfügung, die Klassen und Gruppen enthalten: