Kalender
Mit der Kalender-Funktion behalten Sie alle Termine im Blick. Sie können zwischen Tages-, Wochen- und Monatsansicht wählen. Mit dem heute-Button gelangen Sie zum aktuellen Tag (Woche/Monat), mit den Pfeil nach rechts- (vorwärts) und Pfeil nach links- (rückwärts) Buttons springen Sie in der Ansicht jeweils einen Eintrag weiter.
Neuer Termin
Um einen neuen Termin anzulegen, klicken Sie auf Neuer Termin oder klicken Sie direkt am gewünschten Tag in die entsprechende Zeile, um den Dialog zum Anlegen eines Termins zu öffnen.
In das Feld Titel (1) tragen Sie die Bezeichnung des Termins ein, in das Feld Teilen mit (2) tragen Sie die E-Mail-Adresse des anderen Teilnehmers ein. Falls Ihnen die Adresse nicht bekannt ist, können Sie über Empfänger suchen nach der gewünschten Mailadresse suchen. Dabei können Sie mit einem vorangestellten ? und dem Anfangsbuchstaben und der Eingabetaste nach entsprechenden Mailadressen suchen. Um nur Mailadressen von Lehrern in die Suche einzubeziehen, geben Sie ?L ein, gefolgt von ?S für Schüler und ?E für Eltern.
Im unteren Bereich (3) geben Sie den Ort und die Dauer des Termins ein. Gegebenenfalls können Sie den Termin auch kategorisieren (z.B. wichtig, Klausur, etc.) oder als privat kennzeichnen.
Auf der Registerkarte Text (4) haben Sie die Möglichkeit, dem Termin einen zusätzlichen Text hinzuzufügen.
Über die Schaltfläche Erstellen (5) wird der Termin erstellt, eine Nachricht an die Teilnehmer verschickt und automatisch in den Kalender eingetragen.
Schulsprechtage
Um einen Schulsprechtag anzulegen und die Terminvergabe zu steuern, verwenden Sie die Schaltfläche Schulsprechtage.
Sie erhalten eine Übersicht der bisher vorhandenen Einträge mit Datum, Name, möglichem Buchungszeitraum und weiteren Informationen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Buchungen am rechten Ende des Eintrags, um zur Übersicht der bisher gebuchten Sprechzeiten zu gelangen:
Wählen Sie, welche Buchungen Sie sehen möchten, indem Sie ein Häkchen bei dem entsprechenden Lehrer setzen oder entfernen (1).
Sortiert nach den teilnehmenden Lehrkräften, bei denen die Sprechstunden gebucht wurden, sehen Sie eine fortlaufende Liste der verfügbaren Zeiten und der bereits eingetragenen Buchungen (2).
Durch Auswahl von Leere Zeilen anzeigen (3) werden auch die noch freien Zeiträume angezeigt, bei nicht aktivierter Schaltfläche werden nur die bereits eingegebenen Buchungen angezeigt.
Am Ende jeder Liste für jeden Lehrer finden Sie die Schaltfläche Drucken, um die Liste der Sprechzeiten auszudrucken. (4)
Export
Um die Buchungsliste zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung zu stellen, wählen Sie die Schaltfläche Exportieren (5). Es wird eine .csv-Datei in den Ordner Downloads geladen.
Neuer Schulsprechtag
Klicken Sie auf neuer Schulsprechtag, um den Dialog für die Erstellung zu öffnen:
Legen Sie zunächst die Rahmenbedingungen für das Ereignis fest: Geben Sie unter Titel (1) den Namen (z.B. Schulsprechtag Halbjahr 2024/2025), den Ort und das Datum ein. Definieren Sie das Zeitfenster (2) für jede Buchung (z.B. 15 Minuten) und die maximale Anzahl der Buchungen pro Teilnehmer (3) (z.B. Anzahl der Lehrergespräche für einen einzelnen Schüler).
Geben Sie an, bis zu welchem Datum (4) Reservierungen möglich sind (um Ihre Planung abzuschließen). Optional können Sie die Veranstaltung auch kategorisieren.
Auf der Registerkarte Text (5) haben Sie die Möglichkeit, dem Termin einen zusätzlichen Text hinzuzufügen.
Geben Sie dann an, wer Termine für diese Veranstaltung buchen kann (6), indem Sie die Kästchen Lehrer, Schüler usw. ankreuzen.
Unter Optionen (7) können Sie weitere Angaben zum gebuchten Termin machen, z.B. ob es sich um einen Präsenz- oder Online-Termin handelt.
Wählen Sie dann aus, welche Lehrkräfte an dem Schulsprechtag teilnehmen (optional können Sie hier bereits die Raumnummer des Lehrers angeben) und welche Klassen eingeladen werden sollen (8).
Zuletzt geben Sie noch das Zeitfenster (8) an, in dem die einzelnen Termine stattfinden sollen (z.B. von 13.00 bis 18.00 Uhr) und wie lange die Pause zwischen den einzelnen Buchungen sein soll. Über die Schaltfläche Erstellen werden nun die einzelnen zu buchenden Termine angelegt. Über die Schaltfläche Hinzufügen (9) können Sie auch manuell weitere Zeitfenster einfügen.
Klicken Sie auf Speichern (10), um den Schulsprechtag zu erstellen.
Kalender Kategorien
Um Termine zu klassifizieren und im Kalender farblich hervorzuheben, können Sie bestimmte Ereigniskategorien definieren. Klicken Sie dazu im Menü auf Einstellungen und dann auf Kalender-Kategorien. Sie gelangen zur Übersicht der bereits vorhandenen Abwesenheitstypen. Über die Schaltfläche Neu können Sie weitere anlegen:
Geben Sie dem neuen Abwesenheitstyp einen Namen und wählen Sie die Farbe, in der der Eintrag angezeigt werden soll. Wenn es sich um einen freien Tag handelt, aktivieren Sie die Option freier Tag. Schließen Sie die Eingabe mit Speichern ab. Die neue Kategorie steht nun beim Anlegen von Terminen zur Verfügung.
Um die Reihenfolge der angezeigten Kalender-Kategorien zu ändern, verschieben Sie den jeweiligen Eintrag mit Hilfe der Pfeiltasten am Ende jeder Zeile nach oben oder unten. Klicken Sie abschließend auf Reihenfolge speichern.
Über die Schaltflächen Export und Drucken können Sie die Übersicht der vorhandenen Kalender-Kategorien ausdrucken oder als .csv-Datei downloaden.