Aktualisierungs-Verbindungen

Aktualisierungs-Verbindungen stellen eine Brücke zwischen anderen Softwaresystemen (z. B. Schulmanagementsystemen) dar. So können Sie effizient eine doppelte Erfassung von Schülern, Klassen, Lehrern und Fächern verhindern. Die Installation der entsprechenden Komponente erfolgt aus dem CD Startmenü des cevex Servers.

Das grundsätzliche Verfahren besteht darin, dass zunächst eine Aktualisierungs-Verbindung installiert und eingerichtet wird. In Abhängigkeit von der Software, zu der die Verbindung hergestellt wird, können unterschiedliche Daten importiert werden.

Dazu steht je nach Verbindung ein Assistent zur Auswahl dieser Daten zur Verfügung. Nachdem die entsprechenden Einstellungen getroffen wurden, werden die Daten aus der Fremdsoftware extrahiert. Im Anschluss daran erscheint ein weiteres Dialogfeld, in dem Sie festlegen können, wie die Daten in das Serversystem importiert werden sollen. Danach ist die Einrichtung der Aktualisierungs-Verbindung abgeschlossen. Sie können ab jetzt zu jedem beliebigen Zeitpunkt diese Verbindung aktualisieren. Gemäß den bei der Einrichtung getroffenen Einstellungen werden die Daten automatisch übernommen.

Einrichten einer Aktualisierungs-Verbindung

Voraussetzung für die Einrichtung und den Betrieb einer Aktualisierungs-Verbindung ist, dass die entsprechende Softwarekomponente auf dem Computer installiert ist, auf dem der cevex Server installiert ist.

1. Navigieren Sie zum Zweig Aktualisierungs-Verbindungen.

2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Listenansicht und wählen Sie im erscheinenden Menü den Eintrag Neu aus. Jetzt erscheint das Dialogfeld zur Einbindung einer Aktualisierungs-Verbindung.

   

3. Wählen Sie aus der Klappbox Connector die gewünschte Verbindung aus. Beachten Sie, dass hier nur Verbindungen angezeigt werden, die auf dem Computer installiert sind.

4. Geben Sie in das Feld Bezeichnung den gewünschten Namen der Verbindung an.
5. Klicken Sie auf OK, um die Einstellungen zu übernehmen.

Synchronisieren einer Aktualisierungs-Verbindung

1. Navigieren Sie zum Zweig Aktualisierungs-Verbindungen.
2. Wählen Sie die zu synchronisierende Verbindung aus.
3. Klicken Sie im Aufgabenbereich auf Verbindung synchronisieren.

Jetzt wird der Assistent zur Synchronisation der Daten gestartet. Jede Verbindung verfügt über einen eigenen Assistenten. Deshalb sind die auszuführenden Aktionen und Abfragen für jeden Assistenten anders. Nach Abschluss des Assistenten wird folgendes Dialogfeld angezeigt:

In Abhängigkeit von der Fremdsoftware werden hier mögliche Optionen zum Import der Daten angezeigt:

Schüler und Klassen

Es werden 2 Methoden zum Abgleich unterstützt:

• Exakter Abgleich: Verwenden Sie diese Option, wenn Sie die Daten immer aus einer Quelle beziehen und diese Quelle Ihre einzige Datenquelle ist. Der Abgleich erfolgt über den internen Schlüsselwert der Quelle.
• Abgleich nach Namen und Geburtsdatum: Bei dieser Methode werden die Schüler über ihren Namen und Geburtsdatum gesucht. Dabei kann es an großen Schulen zu Dopplungen kommen. Diese Methode kann aber sinnvoll sein, wenn Sie die Daten aus mehreren Quellen beziehen.

Verfügbare Optionen:

• Neue Schüler hinzufügen Ist diese Option aktiv, werden automatisch die Schüler aus der Fremdsoftware übernommen, die momentan noch nicht im Serversystem vorhanden sind.
• Nicht vorhandene Schüler in „Entlassen“ verschieben Die Schüler, die in der Quelle nicht mehr verfügbar sind, werden in die Klasse „Entlassen“ verschoben.
• Bestehende Schülerdaten aktualisieren Wenn in der Fremdsoftware Änderungen an den Schülerdaten (Name, Vorname, Adressen etc.) vorgenommen wurden, werden diese Änderungen automatisch in die Serverdatenbank übernommen. Diese Option bietet sich vor allem dann an, wenn die Bearbeitung der Schülerstammdaten ausschließlich über die Fremdsoftware erfolgen soll. In diesem Fall sollten Sie die administrative Vorgabe Klassenleiter dürfen Schülerstammdaten ändern deaktivieren.
• Schülerfotos aktualisieren Ist diese Option aktiviert, übernimmt die Verbindung ggf. in der Fremdsoftware vorhandene Schülerfotos.
• Fachlehrerbeziehungen aktualisieren Wenn die Fremdsoftware über Informationen verfügt, bei welchem Lehrer ein Schüler in einem bestimmten Fach unterrichtet wird, können diese Informationen importiert werden.
• Klassen aktualisieren Ist diese Option gesetzt, werden automatisch die Klassenleiter der einzelnen Klassen an die Zuordnung aus der Fremdsoftware angepasst.
• Gruppen hinzufügen oder aktualisieren Mit dieser Option können Sie festlegen, ob Gruppen (z.B. Kurse) aus der Quell-Software übernommen werden sollen.

Lehrer

Es werden 2 Methoden zum Abgleich unterstützt

• Exakter Abgleich: Verwenden Sie diese Option, wenn Sie die Daten immer aus einer Quelle beziehen und diese Quelle Ihre einzige Datenquelle ist. Der Abgleich erfolgt über den internen Schlüsselwert der Quelle.
• Abgleich nach Lehrerkürzel: Bei dieser Methode werden die Lehrer über Ihr Kürzel identifiziert und gesucht. Stellen Sie sicher, dass die Kürzel in cevex und der Fremdsoftware übereinstimmen.

Verfügbare Optionen:

• Lehrer hinzufügen oder aktualisieren Diese Option bewirkt, dass neue Lehrer aus der Fremdsoftware übernommen werden bzw. geänderte Lehrerdaten mit der Serverdatenbank abgeglichen werden.
• Fachbeziehungen aktualisieren Sind in der Fremdsoftware Informationen über mögliche Fächer der Lehrer vorhanden, können diese mithilfe dieser Option mit der Serverdatenbank abgeglichen werden

Fächer

Es werden 2 Methoden zum Abgleich unterstützt:

• Exakter Abgleich: (Siehe Schüler)
• Abgleich nach Fachkürzel: Bei dieser Methode werden die Fächer über das Fachkürzel identifiziert und gesucht. Stellen Sie sicher, dass die Kürzel in cevex und der Fremdsoftware übereinstimmen

Verfügbare Optionen:

• Fächer hinzufügen oder aktualisieren Die Option Neue Fächer einfügen bewirkt, dass in der Fremdsoftware neu angelegte Fächer in die Serverdaten übernommen werden. Bestehende Fächer werden aktualisiert.

Neben diesen Standardoptionen gibt es weitere Optionen, die Sie unter der Registerkarte Weitere Daten finden. Diese Optionen sollten nur zur erstmaligen Datenübernahme aktiviert werden

Synchronisierung ausführen

Gehen Sie folgendermaßen vor, um die Verbindung zu synchronisieren:

1. Treffen Sie die entsprechende Auswahl an Optionen.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Simulation. Hier erscheint eine Übersicht über die Aktionen, die bei den gesetzten Optionen ausgeführt würden.
3. Überprüfen Sie genau die geplanten Aktionen. Überprüfen Sie insbesondere die Anzahl der Änderungen, die ausgeführt werden.
4. Klicken Sie auf Ausführen, um die aufgelisteten Aktionen durchzuführen.