Ein neues Schuljahr vorbereiten

Um die Daten mehrerer Schuljahre verwalten zu können, verwendet der cevex Server sogenannte Zeiträume. Einzelnoten, Endnoten, Fehlzeiten sowie sämtliche Klassenleiter- und Fachlehrerzuordnungen beziehen sich immer auf einen solchen Zeitraum. Auf diese Weise bleiben alle Zensuren und die Fachlehrerzuordnungen aus vergangenen Schuljahren erhalten.

Für die tägliche Arbeit sind meist nur die Leistungsdaten aus dem aktuellen Schuljahr interessant, also dem aktuellen Zeitraum. Lehrer erhalten standardmäßig bei der Anmeldung am Server nur die Daten aus diesem Zeitraum.

Das Verhalten des cevex Servers und der damit verbundenen Client Anwendungen wird maßgeblich durch die Grundeinstellungen bestimmt. Diese Grundeinstellungen umfassen Informationen über die Schule selbst, sowie administrative Vorgaben und serverseitige Richtlinien. Diese werden generell festgelegt und gelten unabhängig vom aktiven Zeitraum.

Es gibt jedoch auch Grundeinstellungen, die für jeden einzelnen Zeitraum festgelegt werden können. Dies betrifft vor allem Informationen über die Schulhalbjahre innerhalb des Zeitraums, sowie das Berechnungsmodell, das in diesem Zeitraum gelten soll.

Wichtig: Fertigen Sie vor der Umstellung eine Datensicherung an. Verwenden Sie den cevex Administrator und die Menüpunkte Extras - Datensicherung.

Neuen Zeitraum erstellen

Mit dem Beginn eines neuen Schuljahres legen Sie einen neuen Zeitraum an. Die Zensuren und Fachlehrerbeziehungen des vergangenen Schuljahres verbleiben im alten Zeitraum.

Klicken Sie im Navigationsbereich auf Zeiträume. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Listenansicht und wählen Sie den Menüpunkt Neu, oder klicken Sie auf die Schaltfläche Neu.

Es erscheint folgender Dialog:

Geben Sie hier das Schuljahr und die Bezeichnung des neuen Zeitraums an. Die Optionen Aktiv und Schreibgeschützt legen fest, ob die Lehrer Informationen aus dem Zeitraum abrufen können (Aktiv) bzw. eintragen können (Schreibgeschützt). Klicken Sie auf Ok, um den Dialog zu schließen. Der Zeitraum wird nun in der Liste angezeigt.

Empfohlene Einstellungen:

• Schuljahr: 2023/2024
• Bezeichnung: Schuljahr 2023/2024
• Aktiv: Aktiviert
• Schreibgeschütz: Deaktiviert

Alle Aktionen, die Sie am cevex Administrator vornehmen, z. B. Klassenleiter- und Fachlehrerzuordnungen beziehen sich auf den in der Symbolleiste ausgewählten Zeitraum.

Hinweis: Achten Sie bei der Arbeit mit dem Administrator darauf, dass hier immer der richtige Zeitraum ausgewählt ist!

Grundeinstellungen Zeitraum

Klicken Sie den Zeitraum (2023/2024) in der Listenansicht an. Wählen Sie im Aufgabenbereich den Eintrag Berechnungsprofil aus.

Festlegen spezieller Grunddaten für einen Zeitraum

Auf dieser Seite kann der Beginn und das Ende der Schulhalbjahre angegeben werden. Meist sind zwischen den beiden Schulhalbjahren Ferien. Es wird jedoch dringend empfohlen, das zweite Halbjahr direkt auf das erste Halbjahr folgen zu lassen, also diese Ferienzeit nicht zu berücksichtigen.

Beispiel Thüringen:

1. Halbjahr 21.08.2023 bis 09.02.2024
2. Halbjahr 10.02.2024 bis 19.06.2024

Eingabefeld	Bedeutung
Minimal- /Maximalwert	Kleinster bzw. größter zu vergebender Wert bei der Vergabe von Punkten oder Noten. Im Standardnotensystem sind das die Werte 1-6, beim Punktesystem die Punkte 0-15
Bester Wert	Beim Notensystem 1, beim Punktesystem 15
Berechnung	Beim Notensystem normalerweise „Zweites Halbjahr enthält erstes“; Beim Punktesystem „nach Halbjahren getrennt“. Zusätzlich gibt es die Einstellung "50%", hier wird die Jahresgesamtnote zu jeweils 50% aus den Noten des ersten und zweiten Halbjahres gebildet.
+/-	Bei Verwendung von Notentendenzen gibt dieser Wert die Verschiebung bei +/- Noten an. Ein Wert von 0,25 im Notensystem führt dazu, dass bei einer 3+ mit 2,75 gerechnet wird.
Teilnoten/Stellen	Steuert die Rundung von Teilergebnissen; Gibt an, ob Teilnoten exakt weiterverwendet, abgeschnitten oder gerundet werden
Synonyme	Geben Sie die Notensynonyme (Standard oder Benutzerdefiniert) an, die auf Zeugnissen verwendet werden sollen.
Endnote-Stellen	Stellenanzahl, die beim Runden der Endnoten verwendet werden soll.

Klicken Sie auf Ok, um die Daten zum Berechnungsprofil zu speichern.

Wichtig: Klicken Sie im Menü auf Datei - Grundlagen und stellen sie das aktuelle Schuljahr als "Aktueller Zeitraum" ein. Bestätigen Sie mit OK.

Abschließende Aufgaben

Wenn Sie Aktualisierungsverbindungen einsetzen (um Daten aus einer anderen Software zu übernehmen), können Sie nun die Aktualisierungen ausführen, es werden dann nur die Daten im aktuellen Zeitraum geändert. Mit diesem Vorgang wird auch die Versetzung ausgeführt.

Wechseln Sie links zu Aktualisierungsverbindungen. In diesem Fall sollten Sie keine Klassen, Gruppen und Zuordnungen aus einem vorhergehenden Zeitraum übernehmen. Wenn Sie Notenbuchansichten verwenden, können Sie diese aus dem vorhergehenden Zeitraum übernehmen.

Hinweise: Zugangsdaten für HomeInfo.Point Zugänge bleiben erhalten Löschen Sie keine Schüler - Schüler, die Sie manuell löschen - werden aus allen Zeiträumen mit allen Noten, Fehlzeiten und anderen Daten entfernt. Wenn Schüler die Schule verlassen haben, dann verschieben Sie diese in die Klasse Entlassen. Sie können Gemeinsame Kalender / Ferien und Feiertage ics-Dateien importieren, die ICS Dateien können Sie hier herunterladen:
Für Thüringen
Für Sachsen
Für Mecklenburg-Vorpommern
Für Andere Bundesländer

Alle Änderungen an Lehrerzuweisungen oder Klassenzuweisungen beziehen sich nun auf den neuen Zeitraum.

Tipp: Unabhängig vom Zeitraum, den Sie gerade im cevex Administrator bearbeiten, können Sie für die Lehrer einen anderen Zeitraum (Dialogfeld Daten – Grundlagen) vorgeben. Auf diese Weise können Sie beispielsweise die Planungen für das nächste Schuljahr in einem neuen Zeitraum vorbereiten, ohne die Arbeit der Lehrer einzuschränken.
Um Änderungen durch Lehrer an den abgelaufenen Zeiträumen zu vermeiden, klicken Sie den vergangenen Zeitraum doppelt an und aktivieren das Kontrollkästchen Schreibgeschützt. Lehrer können sich nun am Zeitraum anmelden, aber keine Änderungen vornehmen.

Übernehmen von Zuordnungen

Oftmals ist es nach dem Anlegen eines neuen Zeitraums hilfreich, einge Daten aus dem alten Zeitraum zu übernehmen.

Wählen Sie den neuen Zeitraum in der Listenansicht aus. Klicken Sie dann im Aufgabenbereich oder mit der rechten Maustaste im Kontextmenü auf Daten übernehmen. Es wird folgendes Dialogfeld angezeigt:

Die Klassenzugehörigkeit, Gruppen und Fachzuordungen sollten nur in Ausnahmefällen und nach Rücksprache mit dem Support übernommen werden.