Datensicherung und Wiederherstellung

Durch unterschiedliche Einflüsse können Datenbestände gefährdet oder vernichtet werden. Die häufigste Gefahr sind Irrtümer und versehentliche Zerstörung, aber auch technische Defekte wie ein Hardwareausfall oder Überspannung können zu einem Datenverlust führen.

Eine gute Strategie zur regelmäßigen Datensicherung ist unabdingbar beim Betrieb einer Softwarelösung wie dem cevex Server. Während eines einzelnen Schultages können erhebliche Datenmengen anfallen, die von unterschiedlichen Personen in das System eingegeben werden. Beim Verlust dieser Informationen ist es unter Umständen sehr schwierig bzw. unmöglich, diese Daten erneut einzugeben.

Manuelle Datensicherung

Manuelle Datensicherungen können Sie während des laufenden Betriebs des Systems mithilfe des cevex Administrators durchführen. Manuelle Datensicherungen bieten sich vor allem dann an, wenn umfangreiche Veränderungen am Datenbestand durchgeführt werden müssen. Bei einer manuellen Datensicherung können Sie angeben, welche Daten gesichert werden sollen und in welche Ordner die Daten gesichert werden sollen. Eine solche Datensicherung besteht immer aus mehreren Dateien.

So fertigen Sie eine manuelle Datensicherung an:

1. Klicken Sie auf Extras – Datensicherung. Nun erscheint der Dialog zur Auswahl der Datensicherungsoptionen

   

2. Geben Sie in das Feld Ordner ein Verzeichnis für das Ziel der Datensicherung an. Bitte beachten Sie, dass eine cevex Server Datensicherung aus mehreren einzelnen Dateien besteht.

3. Standardmäßig sind in der Liste alle Einträge markiert. Verändern Sie diese Einstellungen nur, wenn Sie mit dem System vertraut sind.
4. Klicken Sie auf Starten, um die Datensicherung anzufertigen

Automatisierte Datensicherung

Automatisierte Datensicherungen werden verwendet, damit das System autonom und ohne Aufsicht durch den Menschen in regelmäßigen Abständen Datensicherungen ausführt.

In der Praxis hat sich bewährt, an jedem Schultag um 18:00 Uhr eine solche Datensicherung anfertigen zu lassen. Dabei wird die Datensicherung an jedem Schultag in ein Verzeichnis erstellt, das den Tag angibt. So entsteht eine Montags-, Dienstags-, Mittwochs-, Donnerstags- und Freitagssicherung im jeweiligen Verzeichnis. In der nächsten Woche werden die einzelnen Verzeichnisse sukzessiv mit den neuen Sicherungen überschrieben. Man spricht in diesem Fall von einer zyklischen Datensicherung.

Es ist auch möglich, fortlaufend automatische Datensicherungen zu erzeugen. Dabei wird bei jedem Start einer Datensicherung automatisch ein neuer Ordner angelegt, der die zu erstellende Datensicherung enthalten soll. Je nach Ausführungsintervall werden ständig neue Datensicherungen erzeugt, ohne eine vorhandene Datensicherung zu überschreiben. Das resultiert in einem ständig steigenden Speicherplatzbedarf, der vom Systemadministrator regelmäßig kontrolliert werden muss.

Unabhängig von der Art der Sicherungsstrategie (zyklisch oder fortlaufend) wird empfohlen, den Inhalt der Sicherungsverzeichnisse im Rahmen der schulweiten Datensicherung auf Bänder oder andere externe Datenträger zu sichern.

Das Datensicherungsmodul des cevex Servers kann auf Wunsch vollautomatisch eine Liste mit geplanten Aufgaben erzeugen, die sowohl zyklische als auch fortlaufende Datensicherungen erstellen. Diese Aufgaben werden dann vom Betriebssystem ausgeführt.

So erzeugen Sie einen Datensicherungsplan für den cevex Server:

1. Klicken Sie im Startmenü auf Programme – cevex Server – cevex Datensicherung. Nun wird das Datensicherungsmodul gestartet:

   

2. Wählen Sie aus der Klappbox Datenquelle die Datenquelle aus, für die Sie einen Sicherungsplan erstellen möchten. Im Eingabefeld Basispfad geben Sie einen Ordner auf dem Server oder im Netzwerk an, der als Container für alle zukünftigen Datensicherungen dienen soll. Wenn Sie eine Netzwerkfreigabe verwenden, geben Sie den Speicherort in der UNC Notation (\Servername\Freigabename\Ordnername) an. Die Option Datenbank nach der Sicherung optimieren führt nach der Sicherung eine Optimierung der Datenbank durch. Dabei werden der verwendete Festplattenplatz und die Performance der Indizes verbessert.

3. Wechseln Sie auf die Registerkarte Geplante Tasks. Jetzt erscheint eine Übersicht der geplanten Aufgaben des Sicherungsplans:

   

   Wenn bereits Tasks für die ausgewählte Datenquelle existieren, werden diese in der Liste Momentan vorhandene Tasks angezeigt. Hier können sie auch entfernt werden.

4. Im Bereich Ausführen als müssen Sie das Administratorkonto und -kennwort angeben. Diese Informationen werden verschlüsselt durch das Betriebssystem gespeichert. Die Eingabe dieser Informationen ist notwendig, damit die Datensicherung ausgeführt werden kann, wenn niemand am Betriebssystem des Servers angemeldet ist.

5. Wählen Sie im Bereich Schemata das für Ihre Schule passende Sicherungsschema aus. Dabei sollten Sie einerseits die Häufigkeit der Datensicherung und die Anfallenden Datenmengen berücksichtigen:

   Schema	Häufigkeit	Speicherplatzbedarf
   Tägliche Sicherung 2x Wochenzyklus + wöchentlich fortlaufend	2 x täglich, jeweils morgens und abends zyklisch im Wochenrhythmus, 1 x pro Woche (freitags) fortlaufend	Konstant für den Wochenzyklus. Bei der fortlaufenden Sicherung steigt der Platzbedarf proportional mit Anzahl der Wochen im Schuljahr
   Tägliche Sicherung Wochenzyklus + wöchentlich fortlaufend	1 x täglich abends zyklisch im Wochenrhythmus 1x pro Woche (freitags) fortlaufend	Konstant für den Wochenzyklus.Bei der fortlaufenden Sicherung steigt der Platzbedarf proportional mit Anzahl der Wochen im Schuljahr
   Tägliche fortlaufende Sicherung	1 x täglich abends fortlaufend, jeweils in einen eigenen Ordner	Steigt proportional mit der Anzahl der Tage im Schuljahr

6. Nähere Informationen zu den Datenmengen und den empfohlenen Sicherungsplänen finden Sie im Datensicherungskonzept des cevex Server Systems. Dies ist Bestandteil des Sicherheitskonzepts der Software.

7. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen, um je nach ausgewähltem Schema geplante Tasks zu erzeugen.

Achtung: Überprüfen Sie regelmäßig, ob die Datensicherungen erfolgreich sind und ob sich diese wiederherstellen lassen. Der beste Sicherungsplan ist nutzlos, wenn die resultierenden Datensicherungen fehlerhaft sind oder sich nicht wiederherstellen lassen. Lesen Sie dazu im Datensicherungskonzept nach!

Löschen nicht mehr benötigter Daten

Zu Beginn eines neuen Schuljahres ist es unter Umständen erforderlich, die Daten des letzten Schuljahres zu löschen, die im neuen Schuljahr nicht mehr benötigt werden. Dies betrifft Daten wie Sitzpläne, Hausaufgaben und Unterrichtsdokumentationen etc. Um dies schnell und einfach zu erledigen, bietet der cevex Server Administrator entsprechende Funktionalität. Gehen Sie folgendermaßen vor, um nicht mehr benötigte Daten zu löschen:

1. Klicken Sie auf Datei – Daten löschen:

   

2. Wählen Sie die Daten aus, von denen Sie sicher sind, dass sie nicht mehr benötigt werden. Markieren Sie die entsprechenden Kontrollkästchen.

3. Klicken Sie auf OK, um den Löschvorgang zu starten.